SjälvvärderingFramsidaGör en enkätUtvärdering i §Läroplan
Verksamhetsidé och målYttre samarbeteResurser, lokaliteter och stödtjänsterArbetsklimat och ledarskapskulturUndervisning och inlärningElev- och lärardata
SAMTAL SOM UTVÄRDERINGSMETOD

Tonvikten i detta arbete är på det man ofta kallar för utvecklingssamtal. Ett utvecklingssamtal är ett regelbundet återkommande samtal, under vilket man ställer upp mål för den kommande perioden samt överenskommer om en plan för genomförandet av dessa mål. Under samtalet utvärderar man även den föregående verksamhetsperioden. Enskilda detaljer som framkommer under diskussionen betraktas i allmänhet som konfidentiell information.

Ett utvecklingssamtal skiljer sig ifrån vardagliga diskussioner, eftersom det är ett förberett samtal som pågår under en reserverad tid samt eftersom en sak i taget behandlas under samtalet. Genom samtalet kommer olika parters erfarenheter och uppfattningar fram på ett naturligt sätt. Samtalet kan hjälpa elever, lärare, elevens vårdnadshavare och skolledare att få del av de andras perspektiv på verksamheten.

Beroende på vem som medverkar i samtalet skiljer de sig i viss mån ifrån varandra. Här har vi gjort en uppdelning i:


Samtalet och eventuella begränsningar

Ett välfungerande samtal kräver en kultur som stöder öppen kommunikation samt ett gott samarbete och ett ömsesidigt förtroende mellan deltagarna. En begränsning är också att det är och bör vara frivilligt att delta i ett utvecklingssamtal. Man kan inte tvinga människor att delta i en diskussion eller i ett samtal och det finns nästan alltid någon som inte vill vara involverad.

Innehållsmässigt begränsas diskussionen under samtalet till frågor och problem som berör det konkreta skolarbetet och arbetsuppgifterna. Personliga problem och tvistefrågor behandlas istället under andra former, om det gäller eleverna kan t.ex. skolkuratorn vara den riktiga samtalsparten.

Om utvecklingssamtalet kan man konstatera följande:

UTVECKLINGSSAMTALET SOM METOD

Ett utvecklingssamtal är ett förberett, regelbundet återkommande samtal. Hur ofta samtalet hålls är beroende av organiseringen av det och den rådande situationen. Ett utvecklingssamtal mellan skolledare och lärare kan t.ex. hållas en gång per år, medan ett samtal mellan lärare, elev och vårdnadshavare kan hållas en eller vid behov flera gånger per läsår. Samtalet är konfidentiellt och skall baseras på ömsesidigt förtroende. Samtalet skall vara en dialog präglad av ömsesidighet och öppenhet och skall ge alla som deltar en möjlighet att vara aktiva och delansvariga för samtalet.


KOM IHÅG OM SAMTALEN:

    1. Boka en gemensam tid för samtalet i tillräcklig god tid.
    2. Se till att alla kommer välförberedda till tillfället (se t.ex. checklistan).
    3. Reservera tillräckligt med tid för samtalet. Samtalets längd varierar beroende på situationen (15 min-2 h).
    4. Se till att ni får sitta i lugn och ro fullständigt ostörda från telefoner, utan att någon kommer och stör etc. Miljön skall bidra till att skapa förtroende och en jämbördig diskussionssituation.
    5. Diskussionen om resultat och planer (uppföljning och planering) bör vara öppen och saklig. Försök att ge en ärlig tolkning av situationen.
    6. Orsaker till framgångar och eventuella misslyckanden analyseras och man undersöker även vilka lärdomar man kan ta tillvara.
    7. Ge varandra konstruktiva råd om hur situationen och skolan som helhet kan förbättras.
    8. Ett utvecklingssamtal är ett "avtal" mellan deltagarna. I avtalet följer man upp den gångna perioden och lägger upp en gemensam plan för den kommande perioden (även på längre sikt).
    9. Samtalet kan dokumenteras för att underlätta tillbakablicken vid nästa samtal.
    10. Överenskom om en tid för nästa samtal.



MERA:

Tillvägagångssätt vid utvecklingssamtal


Parterna i samtalet

Litteratur


TILLVÄGAGÅNGSSÄTT VID UTVECKLINGSSAMTAL

FÖRBEREDELSER

Ett bra samtal har ofta förberetts väl och omsorgsfullt. Eftersom samtliga parter har gemensamt ansvar för att samtalet skall bli meningsfullt skall alla parter förbereda sig.

Hur kan Du förbereda dig?

    1. Boka tid för det gemensamma mötet. Tidpunkten skall inte gärna ändras.

    2. Läs igenom eventuell dokumentation från det förra samtalet och reflektera över vad som då diskuterades. Fundera över vad som hänt sedan dess. Fundera på om det finns material eller annat som kan åskådliggöra, bekräfta dina bedömningar och sök fram det. Gör anteckningar på sådant som du önskar diskutera under det kommande samtalet.

    3. Hur väl har man följt upp det som gemensamt bestämdes under det förra samtalet (utvecklingsbehov, arbetsuppgifter etc.)? Analysera förändringar i situationen.

    4. Gör en lista med de uppnådda resultaten och de framtida målen. Anteckna förslag och önskemål gällande framtiden som du önskar ta upp under samtalet, t.ex. nya idéer, personlig utveckling eller synpunkter på ledarskapet.

Checklistan nedan kan fungera som hjälpmedel under samtalet.

CHECKLISTAN
Checklistan består av ett antal rubriker gällande vad som kommer att behandlas under samtalet. Den fungerar som ett hjälpmedel, dels när parterna skall förbereda sig inför samtalet och dels som stöd under själva samtalet. Checklistan skall bara vara ett hjälpmedel under samtalet.

Exempel på checklista:
Komplettera och gör din egen checklista!
________________________________________________________________________________
I. Uppföljning av tidigare samtal
Vad behandlades?..............................................................................................................................
Vad kom vi fram till?..........................................................................................................................

II. Utvärdering av den gångna perioden
Hur har den senaste perioden varit , allmänt sett?...............................................................................
Vilka resultat och mål har vi uppnått? Varför?....................................................................................
Vad behöver vi förbättra/utveckla?.....................................................................................................

III. Personlig utvärdering
Vad har du gjort speciellt bra under perioden?....................................................................................
Vad har gått mindre bra? Varför?.......................................................................................................
Vilka är dina starka sidor?..................................................................................................................
Hur använder du dem i skolan?..........................................................................................................
Vilka är dina svaga sidor?...................................................................................................................
Vad kan vi göra åt det?......................................................................................................................

IV. Skolmiljön
Hur är arbetsklimatet?........................................................................................................................
Hur är relationerna till skolledare, kollegor, elever, vårdnadshavare?..................................................
Speciella problem?.............................................................................................................................
Vad kan vi göra åt det?......................................................................................................................
Vad kunde förbättras i den fysiska miljön?..........................................................................................

V. Egen aktivitet
Vad kan du göra för att bidra till helheten i skolan?............................................................................

VI. Utvecklingsbehov och -åtgärder
Finns det behov av fortbildning? Vilket?.............................................................................................
Behöver vi vidta åtgärder? Vilka?.......................................................................................................
Annat som borde planeras/utvecklas?.................................................................................................
________________________________________________________________________________

GENOMFÖRANDET

Under inledningen av samtalet är det viktigt att komma överens om syftet med samtalet och hur lång tid samtalet skall ta i anspråk. Det kan vara aktuellt att också komma överens om vissa allmänna frågor. Till exempel frågor om sekretess, förtroende och tystnadsplikt kan behöva behandlas. Man kan också betona att samtalet är en dialog som kräver intresse och ärlighet samt att samtalet skall tas på allvar. Efter detta kan samtalet följa checklistans innehåll och uppläggning. Det är inte meningen att checklistan skall fungera som ett frågeformulär, utan den skall hjälpa parterna att förbereda sig och ge en möjlighet att upptäcka frågor som glömts bort.

Samtalet kan delas in i en uppföljningsdel och en planeringsdel:
    1. Uppföljningsdel. Under denna del av samtalet värderar deltagarna i vilken mån de uppställda målen för den föregående perioden har uppnåtts. Man ser med andra ord bakåt i tiden och analyserar vad som har hänt. Man funderar även över varför det som hänt har hänt och utvärderar situationen.
    2. Planeringsdel. Under denna del av samtalet definierar deltagarna målen för nästa period. Man ser alltså framåt och planerar vad som ska hända. Man funderar också över hur man kan uppnå dessa mål.




ATT SKAPA EN DIALOG
Det är viktigt att skapa en fungerande dialog i samtalet, att ställa frågor på rätt sätt och att kunna lyssna effektivt. Den icke-verbala kommunikationen är en del av kommunikationen och därför är det viktigt att en del av tolkningen handlar om HUR något sägs. I en dialog kan människor hjälpa varandra att bli medvetna om eventuella oklarheter i sina tankar.

Dialog handlar om:
  • Deltagande. En dialog förutsätter att deltagarna aktivt tar del av diskussionen och detta förutsätter i sin tur frivillighet att delta i dialogen.
  • Förpliktelse. Dialog handlar om att skapa en gemensam förståelse och ett gemensamt perspektiv. Den kräver av deltagarna en strävan efter att sätta sig in i andras perspektiv och granska sina egna uppfattningar samt tålamod att hålla sig kvar i dialogen.
  • Växelverkan. Strävan till ömsesidig respekt och omtanke skall finnas mellan diskussionsdeltagarna.
  • Öppenhet och ärlighet.
  • Reflektion. Deltagarna skall sträva efter en kritisk reflektion av sig själva för att på ett bättre sätt kunna förstå andra.
En viktig del av dialogen är att kunna lyssna effektivt. En person som pratar mycket ger ofta rollen som lyssnare till de andra fastän den rollen skulle vara lika viktig för honom eller henne.


En god lyssnare:

  • Lyssnar efter fakta
  • Lyssnar efter ideér
  • Lyssnar på vad som sägs och hur det sägs
  • Lyssnar positivt
  • Lyssnar färdigt
  • Ser lyssnandet som ett arbete
  • Tolkar kroppsspråket
  • Behärskar sina känslor
  • Gör anteckningar


Det kan i vissa fall upplevas som svårt eller nästan omöjligt att skapa en fungerande dialog i samtalet. Mellan en del parter fungerar inte dialogen alls och mellan andra parter eller i andra situationer flyter dialogen nästan av sig självt. Ibland är det även så att vi eller andra inte vill vara delaktiga i en dialog med andra människor.

SAMMANFATTNING OCH DOKUMENTATION

I slutet av samtalet diskuteras, jämförs och sammanfattas erfarenheterna. Man bör gå igenom vad man har kommit fram till och utvärdera samtalet. Samtalet kan resultera i ett dokument som vardera parter skall godkänna. Dokumentet görs i två exemplar som vardera skall undertecknas. Utvecklingssamtal mellan skolledare och lärare dokumenteras nästan alltid. I elevsammanhang används dock inte dokumentation lika ofta. Men med de rätta övervägningarna kunde dokumentationen vara till stor hjälp för det fortsatta arbetet i skolan.

Dokumentationen kan se ut och göras på olika sätt. Ett sätt att dokumentera samtalen på är med hjälp av enskilda mappar eller foldrar. I mappen kunde följande information finnas:
  • Checklista för senaste samtal (namn på deltagare, datum)
  • Måluppfyllelse
  • Aktivitetsplan kortsiktiga mål (0-6 månader)
  • Utvecklingsplan långsiktiga mål (6-24 månader)
  • Styrka och svaghet
  • Föregående samtal i datumföljd
På detta sätt skulle det senaste samtalets dokumentation finnas främst i mappen. Rektorn förvarar mappen med dokumentation över samtliga sina samtal. Klassläraren kan ha en mapp med dokumentation över samtalen med sin närmaste chef och en mapp som beskriver elevens utveckling. Efter varje samtal uppdaterar man måluppfyllelsen, aktivitetsplanen, utvecklingsplanen samt styrkorna och svagheterna. Det kan t.ex. vara klasslärarna och rektorn som förvarar mapparna.

Se exempel på dokumentationsblanketter från några skolor.


PARTERNA I SAMTALET

Utvecklingssamtal kan genomföras som utvecklingssamtal mellan lärare och skolledare (skolledare och skoldirektör) samt som samtal mellan lärare, elev och vårdnadshavare beroende på vad det är som man är engagerad i. Samtal mellan lärare och skolledare samt mellan skolledare och skoldirektör görs för att utveckla lärarens respektive skolledarens kompetens. I ett sådant fall liknar samtalet till stor del ett utvecklingssamtal mellan förman och anställd. Samtal mellan lärare, elev och vårdnadshavare görs i sin tur för att utveckla elevens inlärning och verksamhet i skolan. Ytterligare en form av utvecklingssamtal är i samband med möten där utvärdering diskuteras. Under mötet diskuterar och utvärderar deltagarna verksamheten i skolan gemensamt.


LÄRARE - SKOLLEDARE

Samtal mellan lärare och skolledare kan jämföras med ett utvecklingssamtal. Utvecklingssamtal har t.ex. använts i företag mellan förman och anställd med målet att systematiskt och regelbundet planera verksamheten och stöda medarbetarens utveckling.

Utvecklingssamtalen mellan lärare och skolledare har den fördelen att både lärare och skolledare kan förbereda sig för ett systematiskt och tematiskt samtal och därmed har möjlighet till den fördjupning som den intensiva skolvardagen i allmänhet inte ger möjlighet till. Samtalet tenderar att stärka relationerna mellan parterna. Läraren känner att skolledaren har tid att lyssna och diskutera eventuella problem och skolledaren kan få en inblick i lärarens vardag.


Minneslista för utvecklingssamtal mellan lärare och skolledare:

Vad kan skolledaren fråga:
  • Är det något speciellt du vill prata om?
  • Vad är du nöjd/missnöjd med?
  • Hurdan är din relation till elever/kollegor/ vårdnadshavare/ledningen?
  • Vad kan jag förbättra i mitt ledarskap?
  • Upplever du att du har möjlighet att påverka organiseringen av ditt arbete?
  • Har du kompetens som inte tas tillvara i skolan?
Vad kan läraren ta upp:
  • Personlig syn på arbetsuppgifter, arbetsklimat, stress, fortbildning, arbetsverktyg etc.
  • Eventuella problem i skolan
  • Något som man är nöjd/missnöjd med
  • Relationerna inom kollegiet, till skolledaren eller till elever och vårdnadshavare
  • Något som kunde förbättras/utvecklas
  • Målsättning med arbetet

Utvecklingssamtalen mellan lärare och skolledare gäller inte alltid endast en lärare. Samtalen kan även hållas mellan flera lärare (lärarlag) och skolledaren.


SKOLLEDARE - SEKTORCHEF FÖR BILDNINGSVÄSENDET

Samtalen mellan skolledaren och den ansvariga chefen för bildningsväsendet kan liksom samtalen mellan lärare och skolledare jämföras med ett utvecklingssamtal mellan förman och anställd. Aspekter som tangeras under samtalen kan vara t.ex utbildningspolitiska frågor, personalfrågor och andra administrativa frågor.

Värdefullt under utvecklingssamtalet mellan skolledare och sektorchefen är bland annat möjligheten att fördjupa sig i situationen och utvecklingsbehoven i den aktuella skolan. I diskussionen innehar ofta frågor som resurserna för verksamheten, lärarnas fortbildningsbehov och gemensam beredning av frågor anknutna till kommunens verksamhets- och budgetplanering en central roll.


Under samtalet kan t.ex. följande teman diskuteras:
  • Skolans övergripande mål och visioner. Skolledarens syn på sitt arbete.
  • Skolledarens arbetssituation
  • Skolledarens målsättning med sitt arbete i skolan.
  • Skolledarens möjligheter att påverka organiseringen av arbetet i skolan.
  • Samarbetet mellan skolan och kommunen.

LÄRARE - ELEV - VÅRDNADSHAVARE

Samtalen mellan lärare och vårdnadshavare är en viktig information om elevens vardag och arbete i skolan. Det är väsentligt att läraren har konkreta dokument att lägga fram och visa upp för vårdnadshavarna under samtalet. Detta gör att sakligheten i informationen och tilltron ökar. Utöver information om elevens arbete borde vårdnadshavarna få information om läroplanens innehåll och eventuella ändringar i den.

En del anser att såväl lärare, elev som vårdnadshavare borde vara närvarande under detta samtal. Eleven skall stå i centrum för diskussionen och därför är det viktigt att eleven är aktivt närvarande under samtalet mellan lärare och vårdnadshavare. Andra säger å andra sidan att det är bättre att läraren träffar vårdnadshavarna enskilt utan att eleven är med. Detta för att undvika den dubbla lojalitet som kan uppstå. Det kan t.ex. vara så att eleven känner lojalitet till både vårdnadshavare och lärare. Ifall att det uppstår osämja och missförtroende mellan lärare och vårdnadshavare kan detta vara förvirrande för eleven. Istället kunde läraren ha ett litet samtal med eleven innan han eller hon träffar vårdnadshavarna. Dessutom kan läraren dela ut ett frågeformulär som eleven och vårdnadshavaren kan fylla i på förhand.


Under samtalen kan eleven tillsammans med lärare och vårdnadshavare behandla följande: 1. Elevens erfarenheter från skolan.
  • Vad har eleven berättat eller berättar?
  • Hur ser nuläget ut?
  • Elevens kunskap och aktivitet i olika ämnen, inlärningsresultat och eventuella problem.
  • Elevens relationer till andra elever, till lärare och vårdnadshavare.
2. Vad borde vi eftersträva?
  • Olika förslag och åsikter.
  • Vilka mål skall finnas för elevens inlärning?
3. Hur skall vi uppnå våra mål?
  • Planer, åtgärder, överenskommelser.
  • Vilka stödfunktioner behövs?
4. På vilket sätt stöder man i hemmet
  • Gör eleven sina hemläxor? elevens skolgång?
  • Vilken tid går eleven och lägger sig?

MÖTEN DÄR UTVÄRDERING DISKUTERAS

Förutom enskilda samtal är det också väsentligt att relativt regelbundet planera och utvärdera verksamheten gemensamt. Möten där utvärdering diskuteras hålls t.ex. mellan skolledaren och ett lärarlag eller som ett lärarmöte med hela lärarkollegiet. Under samtalet diskuteras sannolikt aktuella frågor och skolmiljön överlag samtidigt som den föregående perioden utvärderas. Diskussionen sker under skolledarens ledning och den är en viktig del av att skapa en gemensam fostranssyn för skolan. Diskussionen protokollförs, både de beslut som tagits och det som diskuterats under de olika teman skall dokumenteras. Samtalet utgör sedan grunden för detaljplaneringen för nästa period.

Innan träffen borde lärarlaget och skolledaren gemensamt ha enats om vilka teman som skall diskuteras. Parterna skall vara väl förberedda med framtaget material och dokumentation som underlag för diskussionerna. Det är viktigt att alla deltagarna får information om tidpunkten för mötet och mötets längd i god tid. Den överenskomna tidpunkten skall inte ändras p.g.a. tillfälliga orsaker. Eftersom förberedelser inför träffen ofta inbegriper organisering gällande arbete och familj för många av deltagarna, visar en ändring av tidpunkten bara på bristfällig organisationsförmåga hos arrangören.

Följande frågeställningar kan diskuteras:
  • Uppföljning av den senaste perioden: Vilka resultat och mål har vi uppnått? Vad har hänt under perioden allmänt sett?
  • Vad måste vi förbättra/utveckla? Vilka mål skall vi ställa upp?
  • Hur är arbetsklimatet? Skolmiljön?
  • Behov av fortbildning? Eventuella åtgärder?

LITTERATUR

Engquist, A. (1990). Utvecklingssamtal som förändringsinstrument. Stockholm: Almqvist & Wiksell.
Gullberg, T. & Markelin, B. (1998) Specialiseringslinjens plan för utvärdering. I Svedlin, R. (1998) (red.) Utvärdering -för utveckling av skolan. Skolan, eleven, läraren, föräldern, läroanstalten, kommunen. Duplikat 33/1998. Helsingfors: Utbildningsstyrelsen.
Jönsson, G. (1989). Utvecklingssamtal för alla. Sipu Förlag.
Jönsson, G. (1995). Utvecklingssamtal och andra samtal som ledningsinstrument. Stockholm: Fritzes Förlag.
Skola i utveckling; samtal för förändring. 1999. Skolverket. Liber distribtution.

Utbildningsstyrelsen